Kẹp file là một sản phẩm lưu giữ tài liệu của công ty được dùng để cung cấp cho khách hàng thông tin về sản phẩm hay trình bày một kế hoạch kinh doanh của các doanh nghiệp. Đựng các tài liệu về sản phẩm dịch vụ và báo giá gửi đến khách hàng và giới thiệu về công ty.

Kẹp file thường được làm với chất liệu giấy cứng có kích thước lớn đủ để chứa các tài liệu bên trong nó như:

Danh thiếp nên được cài bên trong kẹp file – Dù có thể bạn đã gửi danh thiếp cho khách hàng rồi, nhưng vẫn nên có thêm danh thiếp trong kẹp file. Nó giúp khách hàng vẫn có thêm thông tin liên lạc của công ty khi họ lỡ làm mất.

Địa chỉ liên lạc luôn là điều quan trọng nhất trong hoạt động marketing. Vì thế in kẹp file phải có chỗ để đựng danh thiếp.
Brochure và giấy tiêu đề thư bên trong kẹp file – Đây là 2 loại tài liệu cần có bên trong kẹp file.

Brochure và giấy tiêu đề không nhất thiết phải giới thiệu về một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể nào đó mà có thể là thông tin chung về công ty. Tránh để những thứ không liên quan đến marketing trong kẹp file. Nó sẽ làm cho tập tài liệu của bạn trông như một mớ hỗn độn.
Thay vì chỉ là một vài tờ giấy được kẹp lại với nhau thì bây giờ bạn đã có được một tập tài liệu chuyên nghiệp và thuyết phục hơn rất nhiều.

TIÊU CHUẨN THIẾT KẾ TRƯỚC KHI IN KẸP FILE

Cách sử dụng màu sắc in ấn cũng có thể tạo nên lợi thế cho riêng bạn, nhưng bạn nên nhớ là chỉ dùng ở mức vừa phải. Hãy cân nhắc việc sử dụng màu cho các yếu tố như: tiêu đề, các từ quan trọng hay tựa đề của từng phần.

Ngoài ra, việc lựa chọn phông chữ cũng quan trọng không kém. Bạn nên chọn kiểu chữ vừa thu hút, vừa dễ đọc. Tuy nhiên nếu bạn dự định dùng nhiều phông chữ thì không nên sử dụng quá 3 phông trên cùng một trang.
Bạn nên in poster giới thiệu cùng với sơ đồ chỉ dẫn lên kẹp file để giúp khách hàng dễ dàng có thêm thông tin và là cơ hội để họ đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty.

Nếu doanh nghiệp của bạn về lĩnh vực công nghệ thông tin. Bạn có thể để bản sao CD hay DVD bên trong kẹp file để gửi cho khách hàng vì điều này rất có ích nếu phần trình bày của bạn có nhiều thông tin liên quan đến sản phẩm chào bán.